档案资料管理办法

一、归档范围

凡是反映本院工作活动和历史面貌的具有查考利用价值的公文、电报、簿册、图表、书信、会议材料、照片、底片、录音带、录像带等均属归档范围。

二、归档要求

（一）归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。

（二）归档的文件材料应完整、系统、准确。

（三）归档的文件必须是原件。

（四）保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。

（五）案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。

（六）文件材料的归档必须办理移交手续。

（七）文件材料归档从第二年元月开始，6月30日结束；声像档案可根据实际情况提前归档。

（八）各类文件材料一般归档一式一份，重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。

三、档案保管

（一）档案室应做到防火、防光、防尘、防霉、防虫、防鼠、防盗等工作，库房温、湿度保持在温度14—24℃、相对湿度45—60%之间。

（二）档案排列上架时，应按照类别排列。

（三）每年定期进行库藏档案的清理核对和质量检查，做到帐物相符。

（四）档案的接收、移出必须履行登记手续。

四、档案鉴定

（一）档案保管期限按国家、省、市档案行政管理部门的有关规定分为永久、定期二种。

（二）档案鉴定分两次进行，归档前对文件材料价值进行鉴定，归档后，对保管期满档案的存毁进行鉴定。及时销毁失去保存价值的档案。

五、档案利用与保密

（一）院（室）和所有工作人员都有保护档案的义务和借阅档案的权利。

（二）在档案资料室查阅档案，应办理查阅登记手续。查阅密件必须报经分管院长批准。

（三）不得随意折叠或拆散档案。严禁对档案随意涂改、挖补。

（四）外单位人员查阅档案必须持有所在单位介绍信和本人工作证，经办院领导审批。

（五）借出和归还档案时，必须办理登记、清点手续，并按期归还，不得丢失、损毁。严禁擅自抄录、复制、公布档案。借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

（六）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案后方可办理调动手续。

（七）违反档案查阅管理规定造成重大损失者，应依法追究当事者的法律责任。

六、档案员职责

（一）对本院文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

（二）负责本院档案案卷的加工整理、案卷的排列和保管，编制档案检索工具。

（三）负责档案库房管理，定期对档案库房进行安全检查，做好档案保护工作。

（四）做好档案借阅利用工作，为学院各项工作服务。